Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az KF vezető (továbbiakban KFV) személyek számára. Ez a dokumentum csak azon oldalakkal foglalkozik részletesen, melyek csak az KFV számára elérhetők. A további oldalak leírását az OAFK tartalmazza.

Kapcsolódó dokumentumok

A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg. Ezen dokumentum csak az KFV által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza, az alapvető OA funkciók az OAFK-ban tekinthetők meg.

Az ÁFK részletesen foglalkozik:

a rendszer általános ismertetésével
a felhasználói felületek felépítésével, használatával
az alap műveletekkel
szerepkörök áttekintésével
a pályázat, projekt állapotaival.

Az OAFK részletesen foglalkozik:

az NKFI-adminisztrátorok felületének felépítésével, használatával
az NKFI-adminisztrátorok által elérhető funkciók leírásával
jogosultságok, szerepkörök leírásával

Általános tudnivalók, ismeretek

Az NKFI-EPRadminisztrátorokat (OA) az Admin adminisztrátorok (AA) tudják létrehozni és beállítani számukra, hogy milyen jogosultságokkal rendelkezzenek.

Minden KFV csak azokat a projekteket látja, amihez neki zsűri jogosultság lett megadva.

Intézmények és kutatóhelyek

A rendszerben a legnagyobb összefogó egység az intézmény. Az intézményhez tartoznak a kutatóhelyek, melyekhez pedig a kutatók.

A rendszerben szereplő intézmények és a szerepkörök közötti kapcsolatot az ÁFK-6.8 fejezetében megtalálható ábra szemlélteti.

A rendszerben a kutatóhelyekre vonatkozólag kétféle modell létezik.

Intézmény, ami egyben kutatóhely is. Ezen az intézményekhez, nem tartozik külön kutatóhely.
Intézmény amihez kutatóhelyek tartoznak, ezen főintézmény viszont nem lehet maga kutatóhely.

A rendszerben szereplő személyek csak kutatóhelyekhez tartozhatnak, közvetlenül intézményhez nem.

Az KFV által elvégezhető tevékenységek

Az elvégezhető tevékenységek egy része csak, akkor elérhető, ha az AA plusz jogosultsággal ruházta fel az KFV-t. A következőkben felsorolt tevékenységek a következő fejezetekben kerülnek részletezésre.

Alaphelyzetben az KFV a következő tevékenységeket végezheti el.

keresés pályázatok, projektek, személyek és jelentések között szűrőkritériumok megadásával.
pályázat, projekt adatainak megtekintése
pályázat érkeztetése
összeférhetetlenségek megtekintése
pályázat, projekt események megtekintése
elszámoltatás megadása
projekt áfa megadása
ellenőrzés jellegének megadása
szerződés módosítása
szerződésmódosítás jóváhagyása
levél küldése személynek
jelentések megtekintése
OA zárójelentés értékelés
kutató adatainak megtekintése
levélsablonok megtekintése
IA listájának megtekintése
testület tagjainak megtekintése

Az AA az KFV-t a következő különleges jogosultságokkal ruházhatja fel:

kollégiumi elnöki, tagi jogosultság
zsűri elnöki, tagi jogosultság
személy összerendezési jogosultság
intézmény adminisztrátori jogosultság
pályázat, projekt állapotállítási jogosultság
személy adminisztrálási jogosultság
sablon szerkesztési jogosultság
körlevélküldési jogosultság
jogosultságadás jogosultság
pályázatok, projektek érvénytelenítése

KFV oldalak részletes útmutatója

Az útmutató ezen fejezetében a személy KFV által elérhető funkciók leírása található meg.

Adminisztrátor bejelentkezés

Az adminisztrátorok a rendszer bejelentkező oldalát a következő URL-en keresztül érhetik el:

https://www.otka-palyazat.hu

A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik.

Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre!

Postafiók

Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található.

KF vezető

Ezt a jogosultságot egy AA rendelheti egy NKFI adminisztrátorhoz. Amennyiben Ön rendelkezik ezen jogosultsággal, ezen menüpont, és további almenük jelennek meg az Ön számára.

Pénzügyi áttekintés és finanszírozás előkészítése

A KF vezetőnek ezen az oldalon van lehetősége az KFGE által javasolt összegek jóváhagyására, módosítására, és saját maga is adhat meg finanszírozandó összegeket. A jóváhagyás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A lista az alábbi szűrőmezők megadásával szűkíthető:

időszak: időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum
projekt azonosító
típus
állapot
nagyösszegű: a pályázat nagyösszegű-e
lezárás dátuma: a projekt végének dátuma (intervallum adható meg)
szakasz kezdete: a szakasz kezdete melyik hónapra esik (intervallum adható meg)
jelentés dátuma: szakmai jelentés beadási dátuma (intervallum adható meg)
szakmai jelentés állapota
pü. jelentés dátuma: pü. jelentés beadási dátuma (intervallum adható meg)
jelentés típusa: az akt. szakasz jelentésének típusa
előleg kérés: van-e aktuális előlegkérés
problémás?: van-e nyitott probléma
forrásév
pénzügyi forrás
véleményezés eredménye: szakmai beszámoló véleményezési állapota
KFGE javaslat: az KFGE tett-e javaslatot a finanszírozandó összegre
finanszírozandó: van-e finanszírozandó (KFV által jóváhagyott) összeg
kötelezettség nem 0
zsűri
konzorciális: konzorcium jellege szerinti szűrés
kollégium

A listán az NKFI azonosítóra kattintva egy felugró ablakban tekinthető meg a projekt áttekintő adatlapja. A konzorciális főpályázat azonosítója kék, míg a társpályázaté piros színnel jelenik meg. Az KFV döntés feliratú oszlopban tehető meg a jóváhagyás a jelölőnégyzet bepipálásával. Ekkor a finanszírozandó összeg mezőjébe a szakasz kötelezettsége kerül be alapértelmezetten, ha üres volt.
Ha az adott projektre vonatkozóan már az KFV jóváhagyott egy összeget és az összeget még az PV nem indította el, további összeg megadása nem lehetséges, ezt egy pipát ábrázoló ikon jelzi.

Összeg adható meg jóváhagyás nélkül is, és módosítható egészen addig, míg a jóváhagyás meg nem történik. Ha tett javaslatot az KFGE, akkor egy zöld pipa ikon jelzi ezt. A javaslat visszavonható az ikonra kattintva, ami az összeget nem módosítja, csak a javaslat tényét törli.

A listán csak az KFV jóváhagyásáig láthatók és szerkeszthetők a finanszírozandó összegek, ezért a jóváhagyást követően újabb javaslat értéke csak elmenthető a szakasz következő finanszírozásával kapcsolatban. Ha már nincs további, finanszírozható összeg, kihúzás (-) jelenik meg az érintett oszlopokban.

Csak olyan kutatási időszakra adható meg összeg, amelynek a forráséve nem nagyobb az aktuális naptári évnél. Ilyen esetben a beviteli mező helyén egy figyelmeztető ikon jelenik meg.

A finanszírozandó összeg beviteli mezője a háttérszínével jelzi, ha változás történt az összegben, vagy nem megfelelő értéket tartalmaz. Alapesetben fehér, módosítás esetén szürkévé válik, hiba esetén pedig rózsaszín. A mezőre vonatkozó megkötések az alábbiak:

0-nál nagyobb összeg adható meg
egy korábban rögzített érték nem törölhető ki
jóváhagyás (bepipált jelölőnégyzet) esetén a finanszírozandó összeg nem lehet nagyobb a szakasz kötelezettségnél (ezáltal az KFGE jóváhagyás után adhat meg magasabb értéket, de az KFV nem fogja tudni jóváhagyni)
jóváhagyás (bepipált jelölőnégyzet) esetén nem lehet üres

A már rögzített összegekhez kapcsolódóan megjegyzés, kérdés írható a megjegyzés oszlopban lévő ceruza ikonra kattintva. Értesítendő személy megadása esetén üzenetet kap a kiválasztott adminisztrátor. Ha már van az adott szakaszra vonatkozó összeg(ek)hez megjegyzés fűzve, akkor egy lapot ábrázoló ikon látható, amelyre kattintva új ablakban olvashatók a beírt megjegyzések.

A listán elvégzett módosítások a lap alján található Kijelölések és összegek elmentése feliratú gomb megnyomásával rögzíthetők. Az űrlap mindaddig nem küldhető el, míg valamelyik beviteli mező nem megfelelő értéket tartalmaz (rózsaszín háttérrel jelzett).

Jóváhagyás után a sikeresen jóváhagyásra kerülő finanszírozási összegekre vonatkozóan új ablakban letölthetővé válik a teljesítési igazolás WORD dokumentuma, amely összes jóváhagyott sikeres tételre vonatkozóan jelenik meg. Figyelem!!! A fájl nem kerül lementésre, bezárását követően már nem lesz elérhető!!!

Ha valamelyik projekthez aktuális előlegkérés tartozik, akkor az előleg kérés oszlopában látható az összeg, valamint egy ikon, amely fölé helyezve az egeret, olvasható a vezető kutató indoklása.

A nyitott problémával rendelkező projekteket a problémás oszlopban megjelenő piros felkiáltójel jelzi. A probléma leírása az áttekintő adatlapon tekinthető meg.

A lista fejlécében lévő 'teljes lista / tördelt lista' ikonnal beállítható, hogy minden listaelem látható legyen egy oldalon vagy sem. Teljes lista esetén megjelenik néhány oszlopnak az összegzése.

Állapotállítás jóváhagyása

A támogatandó és a szerződéskötés állapot beállításához az KFV ellenőrzése és jóváhagyása szükséges. Azaz állapotállításkor ezen állapotátmenetek és a hozzá kapcsolódó műveletek nem hajtódnak végre, csak egy állapotállítási kérelem jegyződik be, amit az KFV ezen az oldalon megtekinthet. A listán látható, hogy melyik projekttel kapcsolatban milyen állapotállítási művelet van függőben, ami jóváhagyásra vár. A végrehajtható állapotállításokat a sorok elején található jelölő négyzettel lehet kijelölni, majd együttesen a lista alján lévő jóváhagyás gombbal végrehajtani. A tényleges állapotállítás és a hozzá tartozó műveletek ekkor kerülnek végrehajtásra.

Támogatandó állapotállítás esetén, ha a döntéskori összeg eltér a projekt aktuális főösszegétől a jelölőnégyzet után sárga jelzőtábla jelzi az eltérést, illetve a jelölőnégyzet bekattintásakor rákérdez, hogy valóban ki szeretné jelölni állapotállításra.

Amennyiben valamelyik állapotállítás tévesen lett elindítva és nem szeretné jóváhagyni, akkor a sor végén lévő törlés ikonra kattintva az adott művelet elutasítható. Ekkor az adott kérelem törölve lesz, a projekt állapota nem módosul.

Projektek lezárása

Ezen az oldalon van lehetősége az KF vezetőnek, hogy a szakmailag és pénzügyileg már lezárt, szerződött állapotú projekteket lezárja, azaz lezárt állapotba állítsa (ÁFK-7). A lezárás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A megjelenő listában a sorok elején lévő jelölő négyzet segítségével lehet összeválogatni a lezárni kívánt projekteket, majd a lista alatti gomb megnyomásával lehet végrehajtani a lezárást. A lezárás sikerességéről vagy hibájáról projektenként jelenik meg visszaigazoló üzenet. A projekt lezárásakor egy tájékoztató levél megy ki a vezető kutatónak.

Lezárni csak olyan projekteket lehet, amelyeknek a szakmai és pénzügyi lezárása már megtörtént, szerződött állapotú, ezért csak ezen feltételeknek megfelelő projektek láthatók a listán. Továbbá nincs szerződésmódosítás alatt, valamint nincs folyamatban lévő EcoSTAT tranzakciója. Ha ezen feltételek miatt nem lezárható egy projekt, akkor a jelölő négyzet helyett megjelenő felirat ezt jelzi.

Interdiszciplinaritás

Ezen az oldalon van lehetősége az KF vezetőnek, hogy a pályázatok interdiszciplinaritását beállítsa, módosítsa. A beállítás a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A megjelenő listában a sorok elején lévő jelölő négyzet segítségével lehet beállítani, illetve visszaállítani a pályázat interdiszciplináris tulajdonságát, majd a lista alatti gomb megnyomásával lehet végrehajtani a módosítást. A módosítás sikerességéről visszaigazoló üzenet jelenik meg, amely tartalmazza, hogy mennyi projekt lett beállítva, illetve a tulajdonság törölve.

Szerkesztés alatti és érvénytelen állapotú pályázatok nem jelennek meg a listán. A szerződésmódosítás alatti, valamint folyamatban lévő EcoSTAT tranzakcióval rendelkező pályázatok esetén a jelölő négyzet helyett egy tájékoztató felirat jelenik meg.

Intézmények pü.

Ezen a listán láthatók a rendszerben lévő regisztrált és nem regisztrált intézmények egyaránt. A keresőmezők kitöltésével szűkíthető az eredménylista. A kulcsszóként megadott szavakkal az intézmény neve, bankszámlaszáma és adószáma alapján lehet szűrni.

A listában az intézmény nevére kattintva lehet kiválasztani a módosítani, megtekinteni kívánt intézményt. Az űrlapon a pénzügyi adatok feltöltése, módosítása lehetséges.

Intézmények pü. módosítása

Ezen az űrlapon a kiválasztott intézmény pénzügyi vonatkozású adatait lehet karbantartani. Ha az intézmény már átkerült a CT-EcoSTAT rendszerébe, akkor a pénzügyi adatai ott lesznek karbantartva, ezáltal néhány adatmező (főkönyviszám, bankszámlaszám, adószám, PIR szám) módosítása itt már nem lehetséges. Ha a PIR szám meg van adva és már nem módosítható, akkor külső hivatkozásként jelenik meg. A pénzügyi elszámoltatás és fegyelem továbbra is módosítható.

Személyes beállítások

A személyes beállítások leírása megtalálható az ÁFK-5.2-es fejezetében.

Kijelentkezés ADMIN

Kijelentkezés az OA felületről.

Melléklet
1. Oldaltérkép

Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást.

- Adminisztrátor bejelentkezés

- Postafiók

__- Postafiók

__- Levél szerkesztése

szuper jogok

__- Adminisztrátorok

____- Adminisztrátor hozzáadása

____- Adminisztrátor módosítása

____- Jogosultságok

____- Adminisztrátor jelszó

__- Testületek

____- Zsűrik

____- Zsűri létrehozása

____- Kollégiumok

__- Pályázat kiírás

____- Pályázat kiírás hozzáadása

____- Pályázat kiírás módosítása

__- Állapotkorrekció

különleges admin jogok

__- sablonok

____- Sablon szerkesztése

__- személyadmin

____- IA és zsűri által létrehozott új személyek

____- Zsűri által létrehozott személyek

______- Személy drótpostacíme

______- Személy kutatóhelyhez rendelése és aktiválása

____- IA által eltávolított

______- Kutatóhelyéről eltávolított kutató projektjei

____- Elhalálozás

______- Elhalálozás megadása

____- Összerendelés

__- intézmények

____- Intézmények és kutatóhelyek listázása

______- Intézmény részletes adatai

______- Intézmény módosítása

______- Intézményi adminisztrátorok

________- Intézmény vezető

________- Intézmény adminisztrátor

________- Intézmény pénzügyi vezető

________- Intézmény pénzügyi referens

______- Intézmény regisztrálása

______- Intézmény kutatóhelyei

________- Intézmény részletes adatai

________- Kutatóhely részletes adatai

________- Kutatóhely módosítása

________- Kutatóhely vezető

________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

__________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

__________- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

__________- Kutató projektjei

____________- Projekt fő adatai és nyomtatás

__________- Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

__________- Kutatóhely-váltás

________- Személy befogadása

__________- Új személy befogadása

________- Kutatóhely törlése

______- Kutatóhely létrehozása

____- Intézmény létrehozása

____- IA postázandó

__- állapotállítás

____- Állapotállítás jóváhagyása

____- Állapot információk

__- körlevélküldés

____- Körlevelek

____- Körlevél létrehozása

____- Körlevél szerkesztése

____- Testületi tagok keresése

__- személy befogadás

____- Intézmény részletes adatai

____- Intézmény kutatóhelyei

______- Intézmény részletes adatai

______- Kutatóhely részletes adatai

______- Kutatóhelyhez tartozó személyek

________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

________- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

________- Kutató projektjei

__________- Projekt fő adatai és nyomtatás

________- Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

________- Kutatóhely-váltás

______- Személy befogadása

________- Új személy befogadása

- Kutatóhely törlése

__- személyi adatlapok

____- Személy módosítása

____- Új személy létrehozása

szerződésmódosítás

__- Szerkesztés alatti szerződések

__- Módosított szerződések

____- Projekt ellenőrzése

____- Projekt módosítás jóváhagyása

__- Jóváhagyott szerződések

információk

__- pályázatok

- Pályázat, projekt fő adatai

- Pályázat nyomtatási képe

- Pályázat adatai

- Tudományszakok

- Sajátosságok

- Előlap: Vezető kutató

- Előlap: Résztvevők

- Konzorcium

__- projektek

- Pályázat, projekt fő adatai

- Pályázat nyomtatási képe

- Pályázat adatai

- Tudományszakok

- Sajátosságok

- Előlap: Vezető kutató

- Előlap: Résztvevők

- Konzorcium

__- jelentések

__- személyek

__- levélsablonok

__- intézményi adminisztrátorok

__- testületek

pénzügyi ügyintéző

- források

- finanszírozás

- finanszírozások

- Részfinanszírozások

- NKFI éves költségvetés

- pénzügyi maradványlista

- költségterv nyomtatása

- pénzügyi ellenőrzés nyomtatása

- pillanatképek

- pillanatkép megtekintése

- pillanatképek összehasonlítása

monitoring ügyintéző

- pü. jelentés ellenőrzése

- Pénzügyi beszámoló

- Pénzügyi beszámoló indoklások

- Költségterv

- Munkaszerződések

- Projekt fő adatai

- Projekt eseményei

- Visszaadás szerkesztésre

- költségterv nyomtatása

- pénzügyi ellenőrzés nyomtatása

finanszírozó

- források

- finanszírozás

- finanszírozások

- NKFI követelései

- NKFI követelései intézményenként

- NKFI kötelezettségei

- NKFI kötelezettségei intézményenként

- pénzügyi maradványlista

- költségterv nyomtatása

- pillanatképek

- pillanatkép megtekintése

- pillanatképek összehasonlítása

monitoring vezető

- költségterv nyomtatása

- pü. jelentés ellenőrzése

- projekt pénzügyi lezárása

- projektek elszámoltatása

- intézmények elszámoltatása

KF gazdasági elemző

- NKFI kötelezettségei

- NKFI kötelezettségei intézményenként

- finanszírozás előkészítése

- Projekt áttekintő adatlap

KF vezető

- pü. áttekintés és fin. Elrendelés

- Projekt áttekintő adatlap

- állapotállítás jóváhagyása

- projektek lezárása

- interdiszciplinaritás

- intézmények pü.

zsűri funkciók

__- pályázatok

__- pályázati döntés-előkészítés

__- részjelentések (ZsE)

__- zárójelentések

kollégiumi funkciók

__- pályázatok

__- pályázati döntés-előkészítés

__- részjelentések (KE)

__- zárójelentések (KE)

- Személyes beállítások

- Kijelentkezés ADMIN

KFV számára, a kutatónál megjelenő oldalak térképe

- jogosultság, aktivációs link

- levél küldése a személynek

- adminisztrátori megjegyzés

- személy módosítása

__- Személy módosítása

__- Telefon

__- Levelezési cím módosítása

- szakértő mellőzendő

- szakértői vállalás

- szakértői felkérés levél

KFV számára, a projektnél megjelenő oldalak térképe

- levél küldése

- beadási határidő módosítása

- visszaadás szerkesztésre

- érkeztetés

- összeférhetetlenségek

- pályázat, projekt események

- fájlfeltöltés jelentéshez

- Elszámoltatás

- Projekt áfa

- Ellenőrzés jellege

- Projekt módosítása

- Projekt ellenőrzése

- projekt időszakok

- Szakmai időszakok módosítása

- Szakmai időszakok cseréje

- Pénzügyi időszakok módosítása

- Korábbi változat(ok)

- Nyilvános események

- pénzügyi ellenőrzés

KFV számára, a szerződésmódosítás alatt lévő projektnél megjelenő oldalak térképe

- Projekt ellenőrzése

- Projektmódosítás indoklása

- Költségterv átcsoportosítása

- Évhalasztás megadása

- Maradvány korrekció

- Projekt időszakok

- Kutatási időszakok

- Projekt időszakok

- Szüneteltetési időszakok

- Projekt eltolása

- Projekt módosítás befejezése