Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza a KF gazdasági elemző (továbbiakban KFGE) személyek számára.

A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg. Ezen dokumentum csak az KFGE által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza, az alapvető OA funkciók az OAFK-ban tekinthetők meg.

Az NKFI-EPRadminisztrátorokat (OA) az Admin adminisztrátorok (AA) tudják létrehozni és beállítani számukra, hogy milyen jogosultságokkal rendelkezzenek.

Minden KFGE csak azokat a projekteket látja, amihez neki zsűri jogosultság lett megadva.

A rendszerben a legnagyobb összefogó egység az intézmény. Az intézményhez tartoznak a kutatóhelyek, melyekhez pedig a kutatók.

A rendszerben szereplő intézmények és a szerepkörök közötti kapcsolatot az ÁFK-6.8 fejezetében megtalálható ábra szemlélteti.

A rendszerben szereplő személyek csak kutatóhelyekhez tartozhatnak, közvetlenül intézményhez nem.

Az elvégezhető tevékenységek egy része csak, akkor elérhető, ha az AA plusz jogosultsággal ruházta fel az KFGE-t. A következőkben felsorolt tevékenységek a következő fejezetekben kerülnek részletezésre.

Az útmutató ezen fejezetében a személy KFGE által elérhető funkciók leírása található meg.

Az adminisztrátorok a rendszer bejelentkező oldalát a következő URL-en keresztül érhetik el:

A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik.

Ezt a jogosultságot egy AA rendelheti egy NKFI adminisztrátorhoz. Amennyiben Ön rendelkezik ezen jogosultsággal, ezen menüpont, és további almenük jelennek meg az Ön számára.

A gazdasági elemzőnek ezen az oldalon van lehetősége javaslatot tenni arra, hogy a projektek következő finanszírozásakor mekkora összeg kerüljön kifizetésre. A javaslattétel a szűrőfeltételeknek megfelelő találati listán tehető meg. A lista az alábbi szűrőmezők megadásával szűkíthető:

A listán az NKFI azonosítóra kattintva egy felugró ablakban tekinthető meg a projekt áttekintő adatlapja. A konzorciális főpályázat azonosítója kék, míg a társpályázaté piros színnel jelenik meg. Az KFGE javaslat feliratú oszlopban tehető meg a javaslat a jelölőnégyzet bepipálásával. Ekkor a finanszírozandó összeg mezője szerkeszthetővé válik, ahol megadható a javasolni kívánt összeg – alapértelmezetten a szakasz kötelezettsége kerül be. Ha már tett javaslatot, de az KF vezető még nem hagyta jóvá, akkor a jelölőnégyzet helyett egy zöld pipa ikon jelenik meg, de az összeg még módosítható a vezető jóváhagyásáig. A listán csak az KFV jóváhagyásáig láthatók és szerkeszthetők a finanszírozandó összegek, ezért a jóváhagyást követően már egy újabb javaslat adható meg a szakasz következő finanszírozásával kapcsolatban. Ha már nincs további, finanszírozható összeg, kihúzás (-) jelenik meg az érintett oszlopokban. A javasolt összeg mindaddig visszavonható, amíg az KFV nem hagyta jóvá, ez a törlés ikonra kattintva tehető meg, amely az egér zöld pipa fölé húzásával jelenik meg.

Csak olyan kutatási időszakra adható meg összeg, amelynek a forráséve nem nagyobb az aktuális naptári évnél. Ilyen esetben a beviteli mező helyén egy figyelmeztető ikon jelenik meg.

A KFGE számára lehetőség van szakmai és pénzügyi javaslat megjelölést tenni az egyes sorokra, amit a lista alján lévő Kijelölések és összegek elmentése gombra kattintva mentődik el.

A javaslatok megszüntetése a pipára ráállva megjelenő X ikonra kattintva lehetséges.

Ezen megjelölést csak a KFGE látja, ez alapján szűrheti le a listát, ha a szűrőfeltételben beállítja.

A finanszírozandó összeg beviteli mezője a háttérszínével jelzi, ha változás történt az összegben, vagy nem megfelelő értéket tartalmaz. Alapesetben fehér, módosítás esetén szürkévé válik, hiba esetén pedig rózsaszín. A mezőre vonatkozó megkötések az alábbiak:

A már rögzített összegekhez kapcsolódóan megjegyzés, kérdés írható a megjegyzés oszlopban lévő ceruza ikonra kattintva. Értesítendő személy megadása esetén üzenetet kap a kiválasztott adminisztrátor. Ha már van az adott szakaszra vonatkozó összeg(ek)hez megjegyzés fűzve, akkor egy lapot ábrázoló ikon látható, amelyre kattintva új ablakban olvashatók a beírt megjegyzések.

A listán elvégzett módosítások a lap alján található Kijelölések és összegek elmentése feliratú gomb megnyomásával rögzíthetők. Az űrlap mindaddig nem küldhető el, míg valamelyik beviteli mező nem megfelelő értéket tartalmaz (rózsaszín háttérrel jelzett).

Ha valamelyik projekthez aktuális előlegkérés tartozik, akkor az előleg kérés oszlopában látható az összeg, valamint egy ikon, amely fölé helyezve az egeret, olvasható a vezető kutató indoklása.

A nyitott problémával rendelkező projekteket a problémás oszlopban megjelenő piros felkiáltójel jelzi. A probléma leírása az áttekintő adatlapon tekinthető meg.

A lista fejlécében lévő 'teljes lista / tördelt lista' ikonnal beállítható, hogy minden listaelem látható legyen egy oldalon vagy sem. Teljes lista esetén megjelenik néhány oszlopnak az összegzése.

A személyes beállítások leírása megtalálható az ÁFK-5.2-es fejezetében.

A pénzügyi ügyintézőknek lehetőségük van egy adott kutató, vagy a kutatóhoz tartozó pályázat, ugyanolyan felhasználófelületen való megtekintésére mint ahogyan azt a kutató a rendszerbe bejelentkezve látja. Részletes leírása megtalálható az OA-7es fejezetben. Az OA által látható menük mellett az KFGE számára plusz menüpontok jelennek meg.

Az KFGE rendelkezik azzal a jogosultsággal, hogy - a vezető kutató kezdeményezésére – a vezető kutató kutatóhely váltását végrehajtsa. Ennek feltétele, hogy a kutatónak legyen még egy olyan kutatóhelye, amely regisztrált intézményhez tartozik, és állapota nem törölt. Az űrlapon az alábbi adatok kitöltése szükséges:

A módosítás akkor hajtható végre, ha a megadott időszak még nem finanszírozott (az időszakra kifizetett összeg 0), nincs megadva finanszírozandó összeg és jelentés, valamint a megadott évet megelőzően az összes pénzügyi jelentés le van zárva és lefedik az előző kutatási időszakokat, különben hibaüzenetet kapunk. Ha minden feltétel teljesül, az intézmény IA-ja üzenetet kap a kutató befogadásáról, melynek jóváhagyása után a projekt támogatandó állapotúvá válik, míg a régi intézményben lezárt állapotúvá, s új NKFI azonosítót kap. Amennyiben a megadott évet megelőzően a projekthez tartozik maradvány, a program meghatározza, és berögzíti, mint KFGE által elosztandó maradvány korrekciót. A korrekció az új intézménynél arra az évre kerül, amikor a projekt utolsó pénzügyi jelentése készült. A szakmai, és pénzügyi beszámolók, a projekt eseménye, a szerződés összes tartozéka megmarad, és - a pénzügyi beszámolót leszámítva - az új intézménynél is megjelenik. A költségterv a korábbi éveket átveszi az előző projekttől. Ha első évtől történik az áthelyezés, akkor „csak” a pályázat intézménye lesz módosítva. Ha az áthelyezés nem az első évtől történik, akkor a pályázat klónozva lesz. Ezt a program az áthelyezési folyamat során külön üzenettel (kérdéssel) jelzi. Amennyiben egy olyan projekt intézményváltása történik, amely egy konzorciumnak része, akkor a régi projekt kikerül a konzorciumból, és az új projekt kerül be helyette konzorciális társ- vagy főpályázatként.

A projektre évhalasztást KFGE joggal rendelkező OA adhat meg. Évhalasztás esetén a projekt ideje a halasztott időszak hosszával meghosszabbodik. A halasztást kért időszakra egy új időszak jön létre, úgy hogy a hozzá tartozó költségterv 0-val töltődik fel. Az utána lévő időszakok összes adatai (a közreműködő intézmény adatai is) pedig eggyel előre csúsznak. A halasztott időszak nem lesz szüneteltetett, azt a projekt időszakok karbantartásánál lehet módosítani, ha szükséges.

Évhalasztás olyan időszakra kérhető, amelyhez nem kapcsolódik érvényes szakmai- és pénzügyi beszámoló, elvonás, póttámogatás, finanszírozás még nem történt és nincs finanszírozandó összeg sem megadva.

Az oldalon megjelenő űrlapon kiválasztandó az időszak, és megadandó az évhalasztás indoklása, majd a műveletet az évhalasztás rögzítése gombbal hajthatjuk végre. Abban az esetben, ha a fent említett feltételeknek nem felel meg a projekt, az űrlap nem jelenik meg, helyette egy hibaüzenet íródik felülre.

Ezen a lapon adhatja meg az adminisztrációs korrekciót. A maradványkorrekció módosítása az átcsoportosításhoz hasonlóan, szerződésmódosítással adható meg. Egy évben egy ilyen rekord rögzíthető. A lista a költségfajtákat, a futamévre vonatkozó finanszírozást és az összeget mutatja. A korrekció oszlopban adható meg az az összeg, amellyel az adott költségfajta módosul. A lista fölötti lenyíló listából választhatja ki, mely évre vonatkozzon a módosítás.

Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást.

Tartalomjegyzék

Használt rövidítések, jelölések

Dokumentumban használt rövidítések

Dokumentumban használt jelölések

Bevezetés

Kapcsolódó dokumentumok

Általános tudnivalók, ismeretek

Intézmények és kutatóhelyek

Az KFGE által elvégezhető tevékenységek

KFGE oldalak részletes útmutatója

Adminisztrátor bejelentkezés

Postafiók

KF gazdasági elemző

NKFI kötelezettségei

NKFI kötelezettségei

NKFI kötelezettségei intézményenként

Pénzügyi áttekintés és finanszírozás előkészítése

Személyes beállítások

Kijelentkezés ADMIN

KFGE számára látható kutatói oldalak részletes útmutatója

KFGE számára, a kutatónál megjelenő egyéb oldalak

Intézményváltás

KFGE számára, a szerződésmódosítás alatt álló projekteknél megjelenő oldalak részletes útmutatója

Évhalasztás megadása

Maradvány korrekció

Melléklet

Oldaltérkép

KFGE számára, a kutatónál megjelenő oldalak térképe

KFGE számára, a projektnél megjelenő oldalak térképe

KFGE számára, a szerződésmódosítás alatt lévő projektnél megjelenő oldalak térképe