Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az NKFI monitoring vezető (továbbiakban MV), valamint az NKFI gazdálkodó-elemző (OGE) személyek számára. Mindkét jogosultságú adminisztrátor ugyanazon menüpontokat használhatja, viszont az OGV csak nézetet kap az adott funkciókról, nincs jogosultsága módosításhoz.

Kapcsolódó dokumentumok

A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg. Ezen dokumentum csak az MV által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza, az alapvető OA funkciók az OAFK-ban tekinthetők meg.

Az ÁFK részletesen foglalkozik:

a rendszer általános ismertetésével
a felhasználói felületek felépítésével, használatával
az alap műveletekkel
szerepkörök áttekintésével
a pályázat, projekt állapotaival.

Az OAFK részletesen foglalkozik:

az NKFI-adminisztrátorok felületének felépítésével, használatával
az NKFI-adminisztrátorok által elérhető funkciók leírásával
jogosultságok, szerepkörök leírásával

Általános tudnivalók, ismeretek

Az NKFI-EPRadminisztrátorokat (OA) az Admin adminisztrátorok (AA) tudják létrehozni és beállítani számukra, hogy milyen jogosultságokkal rendelkezzenek.

Minden MV csak azokat a projekteket látja, amihez neki zsűri jogosultság lett megadva.

Intézmények és kutatóhelyek

A rendszerben a legnagyobb összefogó egység az intézmény. Az intézményhez tartoznak a kutatóhelyek, melyekhez pedig a kutatók.

A rendszerben szereplő intézmények és a szerepkörök közötti kapcsolatot az ÁFK-6.8 fejezetében megtalálható ábra szemlélteti.

A rendszerben a kutatóhelyekre vonatkozólag kétféle modell létezik.

Intézmény, ami egyben kutatóhely is. Ezen az intézményekhez, nem tartozik külön kutatóhely.
Intézmény amihez kutatóhelyek tartoznak, ezen főintézmény viszont nem lehet maga kutatóhely.

A rendszerben szereplő személyek csak kutatóhelyekhez tartozhatnak, közvetlenül intézményhez nem.

Az MV által elvégezhető tevékenységek

Az elvégezhető tevékenységek egy része csak, akkor elérhető, ha az AA plusz jogosultsággal ruházta fel az MV-t. A következőkben felsorolt tevékenységek a következő fejezetekben kerülnek részletezésre.

Alaphelyzetben az MV a következő tevékenységeket végezheti el.

keresés pályázatok, projektek, személyek és jelentések között szűrőkritériumok megadásával.
pályázat, projekt adatainak megtekintése
pályázat érkeztetése
összeférhetetlenségek megtekintése
pályázat, projekt események megtekintése
elszámoltatás megadása
projekt áfa megadása
ellenőrzés jellegének megadása
szerződés módosítása
szerződésmódosítás jóváhagyása
levél küldése személynek
jelentések megtekintése
OA zárójelentés értékelés
kutató adatainak megtekintése
levélsablonok megtekintése
IA listájának megtekintése
testület tagjainak megtekintése

Az AA az MV-t a következő különleges jogosultságokkal ruházhatja fel:

kollégiumi elnöki, tagi jogosultság
zsűri elnöki, tagi jogosultság
személy összerendezési jogosultság
intézmény adminisztrátori jogosultság
pályázat, projekt állapotállítási jogosultság
személy adminisztrálási jogosultság
sablon szerkesztési jogosultság
körlevélküldési jogosultság
jogosultságadás jogosultság
pályázatok, projektek érvénytelenítése

MV oldalak részletes útmutatója

Az útmutató ezen fejezetében a személy MV által elérhető összes oldal részletes leírása található meg.

Adminisztrátor bejelentkezés

Az adminisztrátorok a rendszer bejelentkező oldalát a következő URL-en keresztül érhetik el:

https://www.otka-palyazat.hu

A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik.

Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre!

Postafiók

Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található.

Monitoring vezető

Ezt a jogosultságot egy AA rendelheti egy NKFI adminisztrátorhoz. Amennyiben Ön rendelkezik ezen jogosultsággal, ezen menüpont, és további almenük jelennek meg az ön számára.

Költségterv nyomtatása

Ezen az oldalon lehetősége van egy adott projekt költségtervének nyomtatására. Ennek végrehajtásához meg kell adnia a projekt NKFI-azonosítóját. Lehetőség van NKTH projektek költségtervének nyomtatására is.

Pénzügyi jelentés ellenőrzése

Ezen az oldalon a projekt pénzügyi jelentéseinek az MÜ által megadott pénzügyi állapotát hagyhatja jóvá. Az űrlapon szűrési feltételek adhatóak meg, ami megkönnyíti a kívánt jelentések gyors megkeresését.

Szűrőfeltételek:

Típus: lenyíló lista segítségével szűrhet pályázattípusokra
Projekt kezdete: kezdőév, vagy év és hónap adható meg
Zsűri: a rendszerben található zsűrik közül választhat
Időszak: időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum
Jelentés éve: jelentett időszak szerinti szűrés, megadható év, hónap, vagy dátum
Pénzügyi jelentés állapot: a jelentés állapota alapján szűrhet, melyek lehetnek:

jelentésköteles

szerkesztés alatt

kutatói jóváhagyásra vár

módosítandó

jelentett
Projekt azonosító: a projekt azonosítója egyértelműen meghatározza a projektet, ezért más szűrési feltétel beállítása felesleges ebben az esetben
Nagyösszegű: a pályázat nagyösszegű-e
Pü. jelentés szakmai állapota: a következő értékek alapján szűrhet

nem elfogadható

elfogadva

nincs indoklás

nem vizsgált
Pü. jelentés pénzügyi állapota: a következő értékek alapján szűrhet

nem elfogadható

elfogadható

külső levelezés

belső levelezés

nem vizsgált
Alapértelmezett kijelölés: azt állíthatjuk, hogy a jelentések listájának első oszlopában megjelenő jelölőnégyzet alaphelyzetben be legyen-e pipálva, vagy sem

igen

nem

A Lista frissítése gombra kattintva a szűrfeltételeknek megfelelően listázódnak a pénzügyi beszámolók, míg a Reset(t) gomb hatására a szűrőfeltételek alaphelyzetbe állítódnak. A táblázat alatt elhelyezkedő állapotot ellenőriztem gombbal a kijelölt jelentések állapota jóváhagyható.

Jóváhagyás után a sikeresen jóváhagyásra kerülő jelentésekre vonatkozóan új ablakban letölthetővé válik a teljesítési igazolás WORD dokumentuma, amely összes jóváhagyott sikeres tételre vonatkozóan jelenik meg.

Figyelem!!! A fájl nem kerül lementésre, bezárását követően már nem lesz elérhető!!!

A jelentéshez tartozó projektazonosítóra kattintva megtekinthetjük annak részleteit. A megjelenő menük részletes leírása megtalálható az OAFK 7-es fejezetében.

Projekt pénzügyi lezárása

Az oldalon található űrlap segítségével szerződött állapotú projektek listázhatók, melyeknek a végdátuma már elmúlt, a kifizetés teljes mértékben megtörtént, valamint a legkésőbbi jóváhagyott pénzügyi beszámoló végdátuma eléri a projekt végdátumát (túl is lóghat), illetve megtekinthetők a pénzügyileg már lezárt projektek is. A találati lista az alábbi szempontok szerint szűrhető:

pályázat/projekt azonosítója:

típus:

nagyösszegű: a pályázat nagyösszegű-e

kollégium:

zsűri:

projekt kezdete:

lezárás dátuma:

alapértelmezett kijelölés:

pénzügyileg: lezárt, illetve nem lezárt. Ha nem a lezártakra történik a szűrés, akkor láthatók a pénzügyileg lezárt projektek (üres érték esetén), valamint olyan szerződött állapotú projektek jelennek meg ahol a kötelezettség mértékében már megtörtént a kifizetés és a legkésőbbi jóváhagyott pénzügyi beszámoló végdátuma eléri a projekt végdátumát (ez csak egy megközelítő szűrőfeltétel arra vonatkozólag, hogy a jóváhagyott beszámolók lefedik-e a projekt teljes időszakát).

pénzügyi forrás: a projekt pénzügyi forrás alapján is végezhető szűrés

A lista első oszlopában jelölőnégyzet segítségével kiválaszthatók a pénzügyileg lezárandó projektek, majd a lista alatt elhelyezkedő Művelet végrehajtása gombra kattintva egy új űrlapon megadandó a lezárás dátuma, valamint opcionálisan az állapotváltoztatással kapcsolatos megjegyzés. Itt az igen gombbal véglegesíthető a lezárás, a nem gombbal az előző oldal tölthető vissza. A lezárás csak projekt végdátumát követően tehető meg. További feltétel, hogy a jóváhagyott pénzügyi beszámolók a projekt teljes időszakát lefedjék, és a főösszegnek megfelelő összegben megtörtént a projekt finanszírozása.

A pénzügyileg lezárt projektek a kötelezettségek, valamint a követelések között nem lesznek láthatók, a finanszírozásoknál azonban visszakereshetők. Továbbá a pénzügyi lezárást követően már nem módosíthatók a projekt pénzügyi vonatkozású adatai (pl. projekt kezdete, vége, forrás stb.).

Projektek elszámoltatása
1. Projektek elszámoltatása

Ezen az oldalon megtekintheti, illetve módosíthatja a projektek pénzügyi elszámoltatását. A szűrőfeltételek segítségével csoportosíthatja a listázandó projekteket. A lista alatti legördülő listában található műveletek valamelyikének kiválasztásával és a mentés gomb megnyomásával lehetősége van egyszerre több, előzetesen kijelölt projekt elszámoltatásának módosítására. Projekteket kijelölni az első oszlopban lehet, valamint a lista fejlécében, az export ikon mellett lévő három négyzet alakú ikon további segítséget nyújt:

egy oldalon megjelenő összes projekt kijelölésére,

egy oldalon megjelenő összes kijelölt projekt alaphelyzetbe állítására,

egy oldalon megjelenő összes projekt kijelölésének megfordítására.

Kijelölés nem hajtható végre szerződésmódosítás alatt lévő projekteken.

A listában 3 oszlop mutatja az elszámoltatásra vonatkozó adatokat:

projekt elszámoltatása: projektre beállított elszámoltatás
intézmény pénzügyi elszámoltatása: intézményre beállított elszámoltatás
jelenlegi elszámoltatás: előző kettő alapján meghatározott elszámoltatás.

Intézmények elszámoltatása

Ezen az oldalon megtekintheti, illetve módosíthatja az intézmények elszámoltatását. A projektek kijelölése, és a lista alatti legördülő listából történő művelet kiválasztása után a mentés gombbal hajtható végre a kívánt elszámoltatási módosítás. A kijelölésről részletesebb információ található a Projektek elszámoltatása fejezetben.

Személyes beállítások

A személyes beállítások leírása megtalálható az ÁFK-5.2-es fejezetében.

Kijelentkezés ADMIN

Kijelentkezés az OA felületről.

MV számára látható kutatói oldalak részletes útmutatója

A pénzügyi ügyintézőknek lehetőségük van egy adott kutató, vagy a kutatóhoz tartozó pályázat, ugyanolyan felhasználófelületen való megtekintésére mint ahogyan azt a kutató a rendszerbe bejelentkezve látja. Részletes leírása megtalálható az OA-7es fejezetben. Az OA által látható menük mellett az MV számára plusz menüpontok jelennek meg.

Melléklet
1. Oldaltérkép

Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást.

- Adminisztrátor bejelentkezés

- Postafiók

__- Postafiók

__- Levél szerkesztése

szuper jogok

__- Adminisztrátorok

____- Adminisztrátor hozzáadása

____- Adminisztrátor módosítása

____- Jogosultságok

____- Adminisztrátor jelszó

__- Testületek

____- Zsűrik

____- Zsűri létrehozása

____- Kollégiumok

__- Pályázat kiírás

____- Pályázat kiírás hozzáadása

____- Pályázat kiírás módosítása

__- Állapotkorrekció

különleges admin jogok

__- sablonok

____- Sablon szerkesztése

__- személyadmin

____- IA és zsűri által létrehozott új személyek

____- Zsűri által létrehozott személyek

______- Személy drótpostacíme

______- Személy kutatóhelyhez rendelése és aktiválása

____- IA által eltávolított

______- Kutatóhelyéről eltávolított kutató projektjei

____- Elhalálozás

______- Elhalálozás megadása

____- Összerendelés

__- intézmények

____- Intézmények és kutatóhelyek listázása

______- Intézmény részletes adatai

______- Intézmény módosítása

______- Intézményi adminisztrátorok

________- Intézmény vezető

________- Intézmény adminisztrátor

________- Intézmény pénzügyi vezető

________- Intézmény pénzügyi referens

______- Intézmény regisztrálása

______- Intézmény kutatóhelyei

________- Intézmény részletes adatai

________- Kutatóhely részletes adatai

________- Kutatóhely módosítása

________- Kutatóhely vezető

________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

__________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

__________- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

__________- Kutató projektjei

____________- Projekt fő adatai és nyomtatás

__________- Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

__________- Kutatóhely-váltás

________- Személy befogadása

__________- Új személy befogadása

________- Kutatóhely törlése

______- Kutatóhely létrehozása

____- Intézmény létrehozása

____- IA postázandó

__- állapotállítás

____- Állapotállítás jóváhagyása

____- Állapot információk

__- körlevélküldés

____- Körlevelek

____- Körlevél létrehozása

____- Körlevél szerkesztése

____- Testületi tagok keresése

__- személy befogadás

____- Intézmény részletes adatai

____- Intézmény kutatóhelyei

______- Intézmény részletes adatai

______- Kutatóhely részletes adatai

______- Kutatóhelyhez tartozó személyek

________- Kutatóhelyhez tartozó személyek

________- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

________- Kutató projektjei

__________- Projekt fő adatai és nyomtatás

________- Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

________- Kutatóhely-váltás

______- Személy befogadása

________- Új személy befogadása

- Kutatóhely törlése

__- személyi adatlapok

____- Személy módosítása

____- Új személy létrehozása

szerződésmódosítás

__- Szerkesztés alatti szerződések

__- Módosított szerződések

____- Projekt ellenőrzése

____- Projekt módosítás jóváhagyása

__- Jóváhagyott szerződések

információk

__- pályázatok

- Pályázat, projekt fő adatai

- Pályázat nyomtatási képe

- Pályázat adatai

- Tudományszakok

- Sajátosságok

- Előlap: Vezető kutató

- Előlap: Résztvevők

- Konzorcium

__- projektek

- Pályázat, projekt fő adatai

- Pályázat nyomtatási képe

- Pályázat adatai

- Tudományszakok

- Sajátosságok

- Előlap: Vezető kutató

- Előlap: Résztvevők

- Konzorcium

__- jelentések

__- személyek

__- levélsablonok

__- intézményi adminisztrátorok

__- testületek

pénzügyi ügyintéző

- források

- finanszírozás

- finanszírozások

- Részfinanszírozások

- NKFI éves költségvetés

- pénzügyi maradványlista

- költségterv nyomtatása

- pénzügyi ellenőrzés nyomtatása

- pillanatképek

- pillanatkép megtekintése

- pillanatképek összehasonlítása

monitoring ügyintéző

- pü. jelentés ellenőrzése

- Pénzügyi beszámoló

- Pénzügyi beszámoló indoklások

- Költségterv

- Munkaszerződések

- Projekt fő adatai

- Projekt eseményei

- Visszaadás szerkesztésre

- költségterv nyomtatása

- pénzügyi ellenőrzés nyomtatása

pénzügyi vezető

- források

- finanszírozás

- finanszírozások

- NKFI követelései

- NKFI követelései intézményenként

- NKFI kötelezettségei

- NKFI kötelezettségei intézményenként

- pénzügyi maradványlista

- költségterv nyomtatása

- pillanatképek

- pillanatkép megtekintése

- pillanatképek összehasonlítása

monitoring vezető

- költségterv nyomtatása

- pü. jelentés ellenőrzése

- projekt pénzügyi lezárása

- projektek elszámoltatása

- intézmények elszámoltatása

gazdálkodó-elemző

- NKFI kötelezettségei

- NKFI kötelezettségei intézményenként

- finanszírozás előkészítése

- Projekt áttekintő adatlap

NKFI vezető

- pü. áttekintés és fin. Elrendelés

- Projekt áttekintő adatlap

- állapotállítás jóváhagyása

- projektek lezárása

- interdiszciplinaritás

- intézmények pü.

zsűri funkciók

__- pályázatok

__- pályázati döntés-előkészítés

__- részjelentések (ZsE)

__- zárójelentések

kollégiumi funkciók

__- pályázatok

__- pályázati döntés-előkészítés

__- részjelentések (KE)

__- zárójelentések (KE)

- Személyes beállítások

- Kijelentkezés ADMIN

MV számára, a kutatónál megjelenő oldalak térképe

- jogosultság, aktivációs link

- levél küldése a személynek

- adminisztrátori megjegyzés

- személy módosítása

__- Személy módosítása

__- Telefon

__- Levelezési cím módosítása

- szakértő mellőzendő

- szakértői vállalás

- szakértői felkérés levél

MV számára, a projektnél megjelenő oldalak térképe

- levél küldése

- beadási határidő módosítása

- visszaadás szerkesztésre

- érkeztetés

- összeférhetetlenségek

- pályázat, projekt események

- fájlfeltöltés jelentéshez

- Elszámoltatás

- Projekt áfa

- Ellenőrzés jellege

- Projekt módosítása

- Projekt ellenőrzése

- projekt időszakok

- Szakmai időszakok módosítása

- Szakmai időszakok cseréje

- Pénzügyi időszakok módosítása

- Korábbi változat(ok)

- Nyilvános események

- pénzügyi ellenőrzés

MV számára, a szerződésmódosítás alatt lévő projektnél megjelenő oldalak térképe

- Projekt ellenőrzése

- Projektmódosítás indoklása

- Költségterv átcsoportosítása

- Évhalasztás megadása

- Maradvány korrekció

- Projekt időszakok

- Kutatási időszakok

- Projekt időszakok

- Szüneteltetési időszakok

- Projekt eltolása

- Projekt módosítás befejezése