elektronikus pályázati rendszer





Intézmény pénzügyi vezető

felhasználói kézikönyv

(IPVFK)





készítette: INFO-Grafix Kft.


Ecker Viktor




utolsó módosítás dátuma: 2016-02-17 12:16:10



  1. Tartalomjegyzék



1. Tartalomjegyzék 2

2. Használt rövidítések, jelölések 3

2.1. Dokumentumban használt rövidítések 3

2.2. Dokumentumban használt jelölések 4

3. Bevezetés 4

3.1. Kapcsolódó dokumentumok 4

4. Elérhető tevékenységek 4

5. Oldalak részletes útmutatója 6

5.1. Intézményi bejelentkezés 6

5.2. Saját adatok 6

5.2.1. Saját adatok 6

5.2.2. Saját adatok módosítása 6

5.2.3. Jelszó 7

5.2.4. Felhasználónév 7

5.3. Postafiók 7

5.4. Intézmény adatai 7

5.4.1. Intézmény részletes adatai 7

5.5. Pénzügyi megtekintők 8

5.6. Pályázatok 9

5.6.1. Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése 9

5.7. Projektek 11

5.8. Jelentések 12

5.9. Intézményi finanszírozások 13

5.10. Intézmény kötelezettségei 14

5.11. Intézmény követelései 14

5.12. Előlegkérés 14

5.13. Személyes beállítások 15

5.14. Kilépés 15

6. Melléklet 16

6.1. Felhasználói oldaltérkép 16





  1. Használt rövidítések, jelölések

    1. Dokumentumban használt rövidítések

ÁFK - általános felhasználói kézikönyv

SZ - kutató, véleményező személy

SZFK - kutató, véleményező személy felhasználói kézikönyv

ZSE - zsűri elnök

ZST - zsűri tag

ZSFK - zsűri személy felhasználói kézikönyv

KE - kollégiumi elnök

KT - kollégiumi tag

KFK - kollégiumi személy felhasználói kézikönyv

OA - NKFI adminisztrátor

OAFK - NKFI adminisztrátor felhasználói kézikönyv

AA - admin adminisztrátor (szuper admin)

AAFK - admin adminisztrátor felhasználói kézikönyv

PÜ - pénzügyi ügyintéző

PÜFK - pénzügyi ügyintéző felhasználói kézikönyv

F - Finanszírozó

FFK - Finanszírozó felhasználói kézikönyv

MÜ - monitoring ügyintéző

MÜFK - monitoring ügyintéző felhasználói kézikönyv

MV - monitoring vezető

MVFK - monitoring vezető felhasználói kézikönyv

KFGE - KF gazdasági elemző

KFGEFK - KF gazdasági elemző felhasználói kézikönyv

KFV - KF vezető

KFVFK - KF vezető felhasználói kézikönyv

IV - intézmény vezető

IVFK - intézmény vezető felhasználói kézikönyv

IA - intézmény adminisztrátor

IAFK - intézmény adminisztrátor felhasználói kézikönyv

IPV - intézmény pénzügyi vezető

IPVFK - intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv

IPR - intézmény pénzügyi referens

IPRFK - intézmény pénzügyi referens felhasználói kézikönyv

IPM - intézmény pénzügyi megtekintő

IPMFK - intézmény pénzügyi megtekintő felhasználói kézikönyv

    1. Dokumentumban használt jelölések

menüpont - Menüpont

gomb - Űrlap gomb

férfi - legördülő menü érték

hivatkozás» - aktív hivatkozás (link)

    Figyelmeztetés, segítség, kiemelt információ.

  1. Bevezetés

Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az intézmény pénzügyi vezetők számára. Bízunk benne, hogy a rendszer Ön által elérhető funkciói segítséget nyújtanak munkájában, használata megkönnyíti és átláthatóbbá teszi a pályázattal kapcsolatos teendők elvégzését.

    1. Kapcsolódó dokumentumok

A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg, ezen dokumentum csak az SZ által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza.

Az ÁFK részletesen foglalkozik:

  1. Elérhető tevékenységek

A pályázatkezelő használatával Ön az alábbi lényeges szolgáltatásokat veheti igénybe:

Természetesen Ön csak a saját intézményéhez, illetve kutatóhelyeihez tartozó pályázatok és projektek megtekintésére jogosult.



  1. Oldalak részletes útmutatója

Ebben a fejezetben megismerkedhet az Ön által elérhető oldalak működési leírásával.

    1. Intézményi bejelentkezés

A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik. Az NKFI Hivatalban való regisztráció után a rendszer e-mailben elküldi a belépéshez szükséges felhasználónevet és egy aktivizációs linket az intézmény regisztrálásához leadott fő adatokban szereplő intézményi személy drótpostacímére. Az aktivizációs link segítségével jelszót adhat meg, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat.

Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre!



A bejelentkezés a következő oldalon lehetséges:

https://www.otka-palyazat.hu

    1. Saját adatok

A menüpont további almenüket tartalmaz, melyekben a személyes adatai megadására, módosítására van lehetősége.

      1. Saját adatok

Ezen az oldalon saját adatai láthatóak adatnézetben. Ezek megléte és helyessége különösen fontos, mert szükség esetén az itt látható drótpostacím és telefonszám jelenti az NKFI Hivatal számára a kapcsolatfelvételi lehetőséget. Természetesen az NKFI elsősorban közvetlenül a kutatókkal, és csak szükség esetén az intézmény adminisztrátorával (továbbiakban IA) veszi fel a kapcsolatot.

A nyilvántartási adatokban fellépő elmaradásokból adódó hibákért és a kutatóikat ért hátrányokért minden felelősség az intézményt terheli!
Az „állapot” mező értéke egy technikai státuszt jelent. Amennyiben itt nem az 'A' betűt látja, forduljon az NKFI Hivatalhoz a mielőbbi korlátozás feloldásának érdekében.

      1. Saját adatok módosítása

Az NKFI törekszik arra, hogy minél kevesebb, azaz a legszükségesebb adatokat kezelje csak. Ezen az oldalon az Ön telefonszáma, telefonos elérhetősége adható meg, ugyanis az intézmény pénzügyi vezetőjének a nevén és drótpostacímén túl más személyes adatára nincs szükség. A név és drótpostacím módosítása azonban az NKFI adminisztrátor (OA) hatáskörébe tartozik, a fentebb említett intézményi adatlap segítségével.

A telefonszám formátumára a telefonszámokra vonatkozó általános szabályok érvényesek (ÁFK-4.3.6.3.1).

      1. Jelszó

A bejelentkezéshez szükséges jelszó megváltoztatása lehetséges e menüponton belül. A jelszót érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. A jelszó formátumára a jelszavakra vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.2). Amennyiben elfelejtette jelszavát, úgy a bejelentkezési oldalon lévő nem emlékszem jelszavamra  gombra kattintva eljut arra az oldalra, ahol megadhatja – a rendszerben ismert - drótpostacímét. Az adatok helyes megadása esetén a rendszer elektronikus levélben elküldi Önnek bejelentkezési azonosítóját és egy aktivizációs linket, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat.

      1. Felhasználónév

A bejelentkezési azonosító módosítását teszi lehetővé. A felhasználónevet érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. Az azonosító formátumára a felhasználónevekre vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.1). Továbbá feltétel még, hogy olyan nevet adjon meg, amely más intézményi személy által még nem foglalt. Ha mégis ilyen nevet ad meg, a program hibaüzenettel jelzi, és újabb azonosító megadását várja Öntől.

Amennyiben elfelejtené belépési azonosítóját, az NKFI Hivataltól kérhet egy új, véletlenszerűen előállított azonosító kiküldését.

    1. Postafiók

Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található.

    1. Intézmény adatai

      1. Intézmény részletes adatai

Ebben a pontban az intézményének minden, az NKFI által nyilvántartott adatát tekintheti meg adatnézetben. Az egyes mezők jelentései a következők:

Az intézményre vonatkozó adatok alatt a hozzá tartozó intézményi ügyintézők adatai jelennek meg. Az intézmény belső kutatóhelyi tagozódásának részleges leképezése az IA feladata, ezért az ő felületén érhető el az erre vonatkozó funkciók csoportja, valamint a kutatóhelyekhez tartozó személyek adminisztrációja.

    1. Pénzügyi megtekintők

Pénzügyi megtekintői jogosultsággal a felhasználók azokhoz az adatokhoz férnek, hozzá, mint pénzügy referensek, de csak olvasási joggal, módosításokat nem hajthatnak végre.

Ezen az oldalon lehet a pénzügyi referensekhez megtekintőket rendelni. Az űrlapon a legördülő menükből lehet kiválasztani az érintetteket és elmenteni. Az űrlap alatti táblázat mutatja az összerendelt személyeket.

    1. Pályázatok

      1. Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése

E pont feladata kettős. Elsődlegesen adatbemutatási célt szolgál: mint az intézmény pénzügyi vezetője betekintés nyújt az intézmény kutatóhelyein készülő pályázatok költségtervébe. Akár már szerkesztés közben, akár azok véglegesített állapotában, hogy a látott információk alapján megalapozhassa későbbi jóváhagyását, vagy tanácsot adhasson a pályázatot készítő kutatónak.

Másodlagos funkciója ennek az oldalnak az, hogy az intézményhez tartozó pályázatok kapcsán jóváhagyását megtegye. Ennek részletei a megjelenítési kérdések után olvasható.

A lista fölött található űrlapon megadott szűrőfeltételek kitöltésével szűkíthető a megjelenített lista elemszáma. A keresési feltételek megadása nem kötelező, ebben az esetben az intézmény részéről születendő, vagy éppen elbírálás alatt álló, esetleg a közelmúltban elutasított pályázatok mindegyike megjelenik a listában. Az űrlapon az alábbi mezők kitöltésével lehet könnyebbé tenni a kívánt pályázat(ok) megtalálását:

A Lista frissítése gombra való kattintással frissítheti a listát, míg a Reset(t) gomb megnyomásával minden szűrési feltételt alaphelyzetbe lehet állítani. A megjelenített lista elemei közül a pályázat NKFI azonosítója egy aktív hivatkozás, amelyre kattintva a pályázat költségterve és a költségnemenkénti indoklások szövege nyílik meg egy új, előugró ablakban.

A listában megjelenő pályázatokra vonatkozó – érvényességhez feltételként szükséges - jóváhagyását itt megteheti. A listában szereplő főbb pályázati adatok mellett az első három oszlop tartalmazza a jóváhagyási művelet elvégzéséhez szükséges elemeket, valamint a döntését segítő adatokat.

egyetért a pályázat költségtervében megadott adatokkal,

megvétózta a pályázat költségtervét ez esetben az ikon főlé víve az egeret egy kis buborékban megjelenik annak indoklása.

Amennyiben még nem nyilvánított véleményt az adott pályázattal kapcsolatban, akkor mindkét ikon halványan, szürke színnel
látszik csak.

Az NKFIH olyan rendszert hozott létre, ami megengedő jellegű, tehát az intézmények sokszínűsége révén minél rugalmasabb ügyvitelt legyen képes biztosítani. Ennek megfelelően az Ön jóváhagyása nincs kötve

Mint pénzügyi vezető, döntéséért felel egyrészt a pályázati költségtervek intézményi előírások szerinti megfelelőségének tekintetében, másrészt azért, hogy a határidő előtti megadása révén sikeres pályázatok születhessenek intézményének kutatói részéről.

    1. Projektek

Ezen az oldalon betekintést nyerhet az intézményének hatáskörébe tartozó összes támogatott kutatás adataiba, valamint az Ön hatáskörébe tartozó egyik feladatát itt teheti meg: a támogatandó pályázatokat itt rendelheti hozzá valamely pénzügyi referenshez, vagy adhatja át egy másik számára.

A keresési feltételek megadása hasonló módon történik a pályázatoknál leírtak alapján, ezért itt csak az ott nem ismertetett, illetve különböző keresőmezők leírásával foglalkozunk:

További lényeges különbség az, hogy ebben a listában a támogatandó, illetve a pályázat életciklusában utána következő állapotú projekteket lehet megtekinteni. A projekt életciklusát lásd ÁFK-7.

A megjelenő listában a projekt NKFI azonosítója aktív hivatkozásként működik, rákattintva a projekt fő adatai és nyomtatási képe (ÁFK-5.6) tekinthető meg.

Az utolsó oszlopban („Pénzügyi referens”) az aktuálisan kijelölt referens neve látható. Ha ez a cella üres, akkor nincs még egy IPR-hez sem rendelve a projekt.

A lista első oszlopában („Kijelöl”) található jelölő négyzetekbe tett pipával és a lista alján kiválasztott pénzügyi referenssel tudja kijelölni, hogy mely pályázatokat szeretné az adott referenshez pénzügyi gondozás céljából hozzárendelni. Ha ez megvan, akkor a Hozzárendel gomb megnyomásával tudja a megtett kijelöléseket elmenteni. Előfordulhat, hogy a jelölő négyzet helyett a „szerz. mód. alatt” felirat jelenik meg. Ez azt jelenti, hogy a projekt éppen szerződésmódosítás alatt áll, ezalatt a hozzárendelés nem lehetséges.

Több pénzügyi referense akkor lehet egy intézménynek, ha több mint száz kutatását finanszírozza az NKFI egyidejűleg. Ennek oka az, hogy ilyen volumennél a pénzügyi referensek pályázatkészítési időszakban esedékes kontrollálási feladataik és a jelentéskészítési kötelezettségeik olyan mértékű terhelést jelentenek, amely – az egyéb feladataikat is figyelembe véve – csak több referens bevonásával teljesíthető. Hozzávetőlegesen minden hetven támogatott projektre biztosít az NKFI egy-egy pénzügyi referensi jogosultságot a honlapjáról letöltött, az intézmény vezetője és Ön által aláírt intézményi adatlap alapján. Amennyiben a pénzügyi jelentéskészítés időszakában a projektet gondozó referens tartósan távol van, úgy ne a jelszavát ossza meg kollégáival, hanem a hozzá beosztott projekteket rendelje hozzá átmenetileg máshoz.

Itt se feledkezzen meg arról, hogy a megjelent lista több lapra tördelve jelenhet meg, így a további oldalakra is célszerű átlapozni. A projekt pénzügyi referenshez rendelésekor tartsa szem előtt azt is, hogy a projekt adatait a referensek közül csakis az azt gondozó munkatársa láthatja, illetve annak pénzügyi jelentéseit is ő készítheti el.

A projekt azonosítójára kattintva az alábbi almenük jelennek meg:

    1. Jelentések

Ebben a listában az intézményéhez tartozó pénzügyi beszámolók jelennek meg. Az űrlapon az alábbi szűrőfeltételek jelennek meg:

A megjelenő listában a projekt NKFI azonosítója aktív hivatkozásként működik, rákattintva a projekt fő adatai és nyomtatási képe (ÁFK-5.6) tekinthető meg.

    1. Intézményi finanszírozások

Ezen az oldalon tekintheti meg az intézményhez tartozó projektek finanszírozási tételeit és azok állapotát. Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint:

A Lista frissítése gombra való kattintással listázhat, illetve frissítheti a listát. A listában rózsaszínnel kiemelve jelennek meg a visszazárolási finanszírozási tételek.

    1. Intézmény kötelezettségei

Ezen az oldalon az Ön intézetének kötelezettségeit tekintheti meg az NKFI Programokkal szemben, projektenkénti lebontásban , illetve összesen.

Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint:

A finanszírozás oszlopban az adott futamévben kifizetett (a megadott dátumig teljesített) összeg szerepel. Az elszámolás oszlopban szereplő összeg az adott futamévben (a megadott dátumig) elfogadott költségelszámolások összegével azonos. A finanszírozások összegének és az elszámolások összegének a különbsége adja a kötelezettség összegét.

    1. Intézmény követelései

Ezen az oldalon az intézmény NKFI Hivatallal szemben támasztott követelései láthatók. Az űrlap segítségével lehetőség van szűrni a projektek között az alábbiak szerint:

    1. Előlegkérés

Ez a menüpont egy projekthez belépve jelenik csak meg.

Ezen az oldalon megjelenő űrlap kitöltésével a projektre vonatkozó előlegkérés nyújtható be. Az összegeket az 5 költségnemre lebontva kell megadni. A mentést követően nincs módosítási lehetőség, a megadott adatok a vezető kutatóhoz kerülnek jóváhagyásra. A kutató jóváhagyhatja vagy elvetheti az előlegkérési szándékot. Mivel egyszerre csak egy aktuálisan benyújtott előlegkérés lehet, ezért újabb előlegkérés csak akkor adható meg, ha a kutató elveti, vagy az NKFIH dönt a következő finanszírozás összegéről.

A rögzített előlegkérések adatai és aktuális állapota egy listán jelennek meg. A listán a kutatói indoklás oszlopában megjelenő ikon fölé helyezve az egeret elolvasható az indoklás szövege.

    1. Személyes beállítások

Részletes leírása az ÁFK-5.2-es fejezetben található.

    1. Kilépés

A programmal történő feladatainak befejezésével itt léphet ki a rendszerből.



  1. Melléklet

    1. Felhasználói oldaltérkép

Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást.

- Intézményi bejelentkezés


- Saját adatok

__- Saját adatok

__- Saját adatok módosítása

__- Jelszó

__- Felhasználónév

- Személyes beállítások

- Jogosultságok és szerepkörök


- Postafiók


- Intézmény adatai

- Pénzügyi megtekintők


- Pályázatok

- Pályázatok megtekintése, ellenjegyzése

- Projektek

__- Projekt fő adatai és nyomtatás

- Jelentések

__- Projekt fő adatai és nyomtatás


- Intézményi finanszírozások

- Intézmény kötelezettségei

- Intézmény követelései


- Előlegkérés


- Személyes beállítások

- Kilépés