elektronikus pályázati rendszer





Intézmény adminisztrátor

felhasználói kézikönyv

(IAFK)





készítette: INFO-Grafix Kft.


Ecker Viktor




utolsó módosítás dátuma: 2016-02-17 12:15:24



  1. Tartalomjegyzék



1. Tartalomjegyzék 2

2. Használt rövidítések, jelölések 3

2.1. Dokumentumban használt rövidítések 3

2.2. Dokumentumban használt jelölések 4

3. Bevezetés 4

3.1. Kapcsolódó dokumentumok 4

4. Elérhető tevékenységek 4

5. Oldalak részletes útmutatója 6

5.1. Intézményi bejelentkezés 6

5.2. Saját adatok 6

5.2.1. Saját adatok 6

5.2.2. Saját adatok módosítása 7

5.2.3. Jelszó 7

5.2.4. Felhasználónév 7

5.2.5. Személyes beállítások 7

5.2.6. Jogosultságok és szerepkörök 7

5.3. Postafiók 8

5.4. Intézmény adatai 8

5.4.1. Intézmény részletes adatai 8

5.4.2. Intézmény módosítása 9

5.4.3. Intézményhez tartozó személyek 9

5.4.4. Személy befogadása 9

5.5. Kutatóhelyek 9

5.5.1. Intézményhez tartozó kutatóhelyek 10

5.5.1.1. Kutatóhely részletes adatai 10

5.5.1.2. Kutatóhely módosítása 10

5.5.1.3. Kutatóhely vezető 10

5.5.1.4. Kutatóhelyhez tartozó személyek 10

5.5.1.4.1. Kutatóhelyhez tartozó személyek 11

5.5.1.4.2. Kutatóhelyhez tartozó személy adatai 11

5.5.1.4.3. Személy módosítása 11

5.5.1.4.4. Kutató projektjei 12

5.5.1.4.5. Kutatóhelyhez tartozó személy törlése 12

5.5.1.4.6. Kutatóhely-váltás 12

5.5.1.5. Személy befogadása 13

5.5.1.5.1. Új személy befogadása 13

5.5.1.6. Kutatóhely törlése 14

5.5.2. Kutatóhely létrehozása 14

5.6. Személyek 15

5.7. Pályázatok 15

5.8. Projektek 17

5.9. Személyes beállítások 17

5.10. Kilépés 17

6. Melléklet 18

6.1. Felhasználói oldaltérkép 18

  1. Használt rövidítések, jelölések

    1. Dokumentumban használt rövidítések

ÁFK - általános felhasználói kézikönyv

SZ - kutató, véleményező személy

SZFK - kutató, véleményező személy felhasználói kézikönyv

ZSE - zsűri elnök

ZST - zsűri tag

ZSFK - zsűri személy felhasználói kézikönyv

KE - kollégiumi elnök

KT - kollégiumi tag

KFK - kollégiumi személy felhasználói kézikönyv

OA - NKFI adminisztrátor

OAFK - NKFI adminisztrátor felhasználói kézikönyv

AA - admin adminisztrátor (szuper admin)

AAFK - admin adminisztrátor felhasználói kézikönyv

PÜ - pénzügyi ügyintéző

PÜFK - pénzügyi ügyintéző felhasználói kézikönyv

F - Finanszírozó

FFK - Finanszírozó felhasználói kézikönyv

MÜ - monitoring ügyintéző

MÜFK - monitoring ügyintéző felhasználói kézikönyv

MV - monitoring vezető

MVFK - monitoring vezető felhasználói kézikönyv

KFGE - KF gazdasági elemző

KFGEFK - KF gazdasági elemző felhasználói kézikönyv

KFV - KF vezető

KFVFK - KF vezető felhasználói kézikönyv

IV - intézmény vezető

IVFK - intézmény vezető felhasználói kézikönyv

IA - intézmény adminisztrátor

IAFK - intézmény adminisztrátor felhasználói kézikönyv

IPV - intézmény pénzügyi vezető

IPVFK - intézmény pénzügyi vezető felhasználói kézikönyv

IPR - intézmény pénzügyi referens

IPRFK - intézmény pénzügyi referens felhasználói kézikönyv

IPM - intézmény pénzügyi megtekintő

IPMFK - intézmény pénzügyi megtekintő felhasználói kézikönyv

    1. Dokumentumban használt jelölések

menüpont - Menüpont

gomb - Űrlap gomb

férfi - legördülő menü érték

hivatkozás» - aktív hivatkozás (link)

    Figyelmeztetés, segítség, kiemelt információ.

  1. Bevezetés

Ez a dokumentum az NKFI-EPR (NKFI Támogatott Kutatások Adminisztrációja) használati útmutatóját tartalmazza az intézmény adminisztrátorok számára. Bízunk benne, hogy a rendszer Ön által elérhető funkciói segítséget nyújtanak munkájában, használata megkönnyíti és átláthatóbbá teszi a pályázattal kapcsolatos teendők elvégzését.

    1. Kapcsolódó dokumentumok

A rendszer általános használatával kapcsolatos leírások, információk a Általános felhasználói kézikönyvben (ÁFK) találhatók meg, ezen dokumentum csak az SZ által elvégezhető műveletek leírását tartalmazza.

Az ÁFK részletesen foglalkozik:

  1. Elérhető tevékenységek

A pályázatkezelő használatával Ön az alábbi lényeges szolgáltatásokat veheti igénybe:

Természetesen Ön csak a saját intézményéhez, illetve kutatóhelyeihez tartozó pályázatok és projektek megtekintésére jogosult.

  1. Oldalak részletes útmutatója

Ebben a fejezetben megismerkedhet az Ön által elérhető oldalak működési leírásával.

    1. Intézményi bejelentkezés

A rendszerbe való bejelentkezés egy egyedi felhasználónév és egy jelszó segítségével történik. Az NKFI Hivatalban való regisztráció után a rendszer e-mailben elküldi a belépéshez szükséges felhasználónevet és egy aktivizációs linket az intézmény regisztrálásához leadott fő adatokban szereplő intézményi személy drótpostacímére. Az aktivizációs link segítségével jelszót adhat meg, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat.

Jelszó beírásánál ügyelni kell a kis- és nagybetűkre!

A bejelentkezés a következő oldalon lehetséges:

https://www.otka-palyazat.hu

Az NKFI Központi Intézmény Adminisztrátornak a bejelentkezés után egy oldalon ki kell választania, hogy melyik regisztrált intézmény nevében kíván dolgozni. Az intézmény kiválasztása után az intézményen belüli munkát tudja elvégezni, de a saját nevében, nem az intézmény eredeti adminisztrátoraként.

    1. Saját adatok

A menüpont további almenüket tartalmaz, melyekben a személyes adatai megadására, módosítására van lehetősége.

      1. Saját adatok

Ezen az oldalon saját adatai láthatóak adatnézetben. Ezek megléte és helyessége különösen fontos, mert szükség esetén az itt látható drótpostacím és telefonszám jelenti az NKFI Hivatal számára a kapcsolatfelvételi lehetőséget. Természetesen az NKFI elsősorban közvetlenül a kutatókkal, és csak szükség esetén az intézmény adminisztrátorával (azaz Önnel) veszi fel a kapcsolatot.

A nyilvántartási adatokban fellépő elmaradásokból adódó hibákért és a kutatóikat ért hátrányokért minden felelősség az intézményt terheli!
Az „állapot” mező értéke egy technikai státuszt jelent. Amennyiben itt nem az 'A' betűt látja, forduljon az NKFI Hivatalhoz a mielőbbi korlátozás feloldásának érdekében.

      1. Saját adatok módosítása

Az NKFI törekszik arra, hogy minél kevesebb, azaz a legszükségesebb adatokat kezelje csak. Ezen az oldalon az Ön telefonszáma, telefonos elérhetősége adható meg, ugyanis az intézmény adminisztrátorának a nevén és drótpostacímén túl más személyes adatára nincs szükség. A név és drótpostacím módosítása azonban az NKFI adminisztrátor (OA) hatáskörébe tartozik, a fentebb említett intézményi adatlap segítségével.

A telefonszám formátumára a telefonszámokra vonatkozó általános szabályok érvényesek (lásd: ÁFK-4.4.6.3.1).

      1. Jelszó

A bejelentkezéshez szükséges jelszó megváltoztatása lehetséges e menüponton belül. A jelszót érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. A jelszó formátumára a jelszavakra vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.2). Amennyiben elfelejtette jelszavát, úgy a bejelentkezési oldalon lévő nem emlékszem jelszavamra  gombra kattintva eljut arra az oldalra, ahol megadhatja – a rendszerben ismert - drótpostacímét. Az adatok helyes megadása esetén a rendszer elektronikus levélben elküldi Önnek bejelentkezési azonosítóját és egy aktivizációs linket, melyről bővebben az AFK Hozzáférések fejezetében olvashat.

      1. Felhasználónév

A bejelentkezési azonosító módosítását teszi lehetővé. A felhasználónevet érdemes úgy megválasztani, hogy könnyen megjegyezhető, ugyanakkor kellőképpen egyedi legyen. Az azonosító formátumára a felhasználónevekre vonatkozó általános megkötések érvényesek (ÁFK-5.3.1). Továbbá feltétel még, hogy olyan nevet adjon meg, amely más intézményi személy által még nem foglalt. Ha mégis ilyen nevet ad meg, a program hibaüzenettel jelzi, és újabb azonosító megadását várja Öntől.

Amennyiben elfelejtené belépési azonosítóját, az NKFI Hivataltól kérhet egy új, véletlenszerűen előállított azonosító kiküldését.

      1. Személyes beállítások

Részletes leírása az ÁFK-5.2-es fejezetben található.

      1. Jogosultságok és szerepkörök

Részletes leírása az ÁFK-6-es fejezetben található.

    1. Postafiók

Részletes leírás az ÁFK-5.5-ös fejezetben található.

    1. Intézmény adatai

Ebben a menüben az intézményről minden nyilvántartott adatot megtekinthet, illetve néhányat módosíthat. Ezekről részletesebben az almenüpontok leírásaiban tudhat meg többet.

      1. Intézmény részletes adatai

Ebben a pontban intézményének minden, az NKFI által nyilvántartott adatát tekintheti meg adatnézetben. Az egyes mezők jelentései a következők:

Az intézményre vonatkozó adatok alatt a hozzá tartozó intézményi ügyintézők adatai jelennek meg.

      1. Intézmény módosítása

Ezen az űrlapon adhatja meg, illetve módosíthatja az intézmény egyes adatait, amelyekhez jogosultsága szerint hozzáfér. Ezek a mezők a következők:

A többi adat módosítása az NKFI munkatársainak hatáskörébe tartozik, ezért azok megváltoztatását az NKFI honlapjáról letölthető intézményi adatlap segítségével kell kezdeményezni.

      1. Intézményhez tartozó személyek

Ez az oldal akkor látható, ha az intézmény egyben kutatóhely is, és a kutatóhelyek listájában megjelenő intézményi linkre kattintva belép az intézményhez, mint kutatóhely. Működése és az oldalról elérhető további funkciók megegyeznek a kutatóhelyi személyeket megjelenítő menüponttal (IAFK-5.6.1.4).

      1. Személy befogadása

Ez a menüpont az előző ponthoz hasonlóan csak akkor elérhető, ha az intézmény egyben kutatóhely is, és a kutatóhelyek listájában megjelenő intézményi linkre kattintva belép az intézményhez, mint kutatóhely. Részletes leírása megtalálható az IAFK-5.6.1.5 fejezetben.

    1. Kutatóhelyek

Az intézmény adminisztrátoraként ebben a menüpontban tudja elvégezni tennivalóinak többségét.

      1. Intézményhez tartozó kutatóhelyek

Ezen a lapon egy áttekintő listát kap az intézményhez tartozó kutatóhelyekről, amely tartalmazza a rendszeren belül használt egyedi azonosítószámot és a kutatóhely nevét. A kutatóhelyek nevére kattintva léphet be a kutatóhely adataihoz, ahol a kutatóhellyel kapcsolatos további teendők elvégzését teheti meg.

Amennyiben intézménye egyben kutatóhely is, akkor az intézmény is szerepel a listán, mint kutatóhely, de vastagon szedve, kiemelten látszik a neve.

        1. Kutatóhely részletes adatai

Ezen a lapon látható a kutatóhely adatlapja, amelyből leolvasható a kutatóhely összes feltöltött adata.

Az adatokban bekövetkezett változások után az előző állapot adatai elmentődnek, és eggyel nő a verziószám, biztosítandó a módosítások történeti megtekinthetőségét. Az adatlap fölötti lenyíló menüből kiválasztva a korábbi verziók (mentett állapotok) is megtekinthetők.

        1. Kutatóhely módosítása

Az intézményhez tartozó kutatóhelyek létrehozása és adataiknak a karbantartása - ellentétben az intézmény adataival - az intézmény adminisztrátor, azaz az Ön hatáskörébe tartozik. Ennek megfelelően itt tudja a kutatóhelyen történt változásokat a rendszerben frissíteni.

Miután Ön megkapta az intézmény adminisztrátori jogosultságot célszerű a kutatóhelyi adatokat szisztematikusan leellenőrizni és szükség esetén javítani, hogy a későbbiekben csak a változtatásokat kelljen a rendszerbe átvezetni.

Mivel a nyilvántartásban régi adatok is szerepelhetnek, amelyek nem felelnek meg a szükséges formátumnak, ezért előfordulhat, hogy a már korábban megadott érték az űrlap első használatakor hibát generál, így azt javítani kell.

        1. Kutatóhely vezető

Ezen az oldalon választhatja ki a kutatóhelyhez tartozó személyek közül a kutatóhely vezetőjét, aki a vezetése alá tartozó kutatóhelyen készülő pályázatokhoz és futó projektekhez betekintési jogot kap ezáltal.

Tekintettel arra, hogy a pályázatok benyújtásának feltétele a pályázó kutató kutatóhelyi-vezetőjének aláírása, ezért ajánlott ezt minél előbb megadnia.

        1. Kutatóhelyhez tartozó személyek

Ezen a listán láthatók az adott kutatóhelyen dolgozó személyek közül az NKFI-EPR-ben is megadott kutatók. Fontos, hogy nem kell a teljes kutatói állományt leképezni az adatbázisba, csak azon kutatók adatait célszerű megadni, akik pályázatban is részt vesznek, tehát a listára kerülés kezdeményezői mindig maguk az érdekelt személyek legyenek.

A személyes adatokon túl további három lényeges oszlop található a táblázatban:

          1. Kutatóhelyhez tartozó személyek

Mivel ez a személyhez tartozó oldalak egyik almenüpontja, ezért erre a fülre kattintva léphet ki a személyre vonatkozó almenükből és térhet vissza a kutatóhelyi funkciókhoz, illetve a kutatóhelyi személyek listájához.

          1. Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

Ezen az oldalon a személy teljes adatlapját tekintheti meg. Beleértve az adminisztratív, valamint a fokozatára vonatkozó információkat. Továbbá láthatók még a személy kutatóhelyeinek legfőbb adatai is.

A verziószám – hasonlóan az intézmény adatlapjánál – mutatja a személy adataiban történt változások számát. Itt mindig a legnagyobb szám, azaz a legfrissebb adatok látszódnak, a korábbi adatlapok azonban nem nézhetők meg.

          1. Személy módosítása

Ezen az űrlapon tudja módosítani a személy család- illetve keresztnevét, valamint drótpostacímét, ugyanis ezen adatok karbantartása kizárólagosan csak az Ön hatáskörébe tartozik. Az NKFI ezek révén hitelesíti a pályázatban részt vevő személyeket. A további adatokat a személyek saját maguk adhatják meg és tarthatják karban. A bírálatra felkért, „csak szakértő” tulajdonságú személy adatainak módosítása nem lehetséges a személy első bejelentkezéséig, ilyen esetben az űrlap nem jelenik meg.

Ügyeljen arra, hogy a drótpostacím megváltoztatásával nehogy illetéktelen személyt ruházzon fel a megfelelő személy jogaival, ezért ennek módosítása azonosítottan (pl. személyes ismeretség, intézményi nyilvántartás stb.) történjék.

Az űrlap alatt a személyhez tartozó elérhetőségek láthatók.

          1. Kutató projektjei

Ezen a listán nézheti meg, hogy az adott kutatónak az intézménynél milyen pályázatai vannak. Az NKFI-azonosítóra kattintva még bele is tekinthet a projekt részletes adataiba és megnyithatja nyomtatási képét, ezenkívül megtekintheti a projekthez csatolt fájlokat, a résztvevőket, a költségtervet, valamint a jelentéseket.

A csatolt fájlok és a résztvevők bizonyos esetekben nem láthatóak az almenük között. Ez a régebbi programverzió idején készült pályázatok esetén fordul elő.

A táblázat „IV” és „IPV” oszlopa az intézményvezető (IV) és a pénzügyi vezető (IPV) jóváhagyását jelzi. Az IV jóváhagyása után az „IV” oszlopban egy zöld pipa ikon jelenik meg, különben üres. Ugyanez történik az „IPV” oszlopban az IPV jóváhagyása esetén.

          1. Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

Ezen az oldalon lehet a személy kutatóhelyi kapcsolatát megszüntetni, azaz törölni a kutatóhelyhez tartozó személyek közül. Ennek két oka lehetséges:

A törlés nincs hatással a személy más adatára, csak a kutatóhelyi kapcsolatát szünteti meg. Mindkét esetben a személy kikerül a kutatóhelyhez tartozó személyek listájából, és az NKFI munkatársainak feladataként jelenik meg a személy adott helyhez tartozó esetleges projektjeinek jogi és pénzügyi rendezésének felülvizsgálása.

Az első okból adódó törlésről a kutató automatikus értesítést kap drótpostacímére. Ha tudja, hogy az adott személy elhunyt és pontosan jelöli meg a törlés okát, akkor jelentős segítséget nyújthat az NKFI számára.

Amennyiben olyan személyt törölne az adott kutatóhelyről, akinek ott nem lezárt, nem elutasított, nem érvénytelen, nem beolvasztott, nem szerződéskötés nem történt és nem visszavont projektje van, a rendszer figyelmeztetésként jelzi azt. Ilyen esetben az érintett kutatóhellyel célszerű tisztázni a valós helyzetet.

          1. Kutatóhely-váltás

Amennyiben a kiválasztott személy az adott kutatóhelyről intézményen belül helyezendő át egy másik kutatóhelyre, akkor lehetőség van arra, hogy itt közvetlenül megtegye az átsorolást. A legördülő menüben az adott kutatóhely kivételével az intézményhez tartozó összes kutatóhely – ha az intézmény maga is kutatóhely, akkor az is megjelenik - közül lehet kiválasztani az új kutatóhelyet. Ez a művelet a kutató adott kutatóhelyhez tartozó projektjeit is viszi a kutatóval az új kutatóhelyére, valamint a társkutatóként más pályázatokban a mostani kutatóhellyel részt vevő adataiban is az új kutatóhely lesz megjelölve. Az elérhetőségek az új kutatóhely elérhetőségeinek megfelelően módosulnak. További előnye, hogy nem kap az érintett automatikus elektronikus levelet az elbocsátásáról és az új helyre történő befogadásáról, csakis az áthelyezésről.

        1. Személy befogadása

A kutatóhely személyi állományát ezen az oldalon töltheti fel, illetve bővítheti új személy befogadásával. Tartsa szem előtt, hogy az adatbázisban nem kell megadni minden személyt, aki jogviszonyban áll intézményével, hiszen ezen személyeknek csak egy töredéke vesz részt az NKFI által támogatott kutatásokban. A befogadás feltétele, hogy az adott személy jogviszonyban (alkalmazott, hallgató, ösztöndíjas, megbízott, vendégkutató stb.) álljon az intézménnyel.

A személyre a neve vagy névtöredéke beírásával kereshet rá. Ez a keresés nem korlátozódik az intézményben szereplő személyekre, tehát ha a személy már más intézménynél is szerepel, vagy akárcsak bírálatra felkérte korábban az NKFI, akkor – valószínű - megtalálható a rendszerben.

A listában megjelenő adatokat ellenőrizze le, hogy a befogadandó személyt pontosan be tudja azonosítani több hasonló nevű személy közül is. A megtalált személyt az első oszlopban lévő BEFOGAD» hivatkozásra kattintva rendelheti hozzá ahhoz a kutatóhelyhez, amelyben éppen van. Erről az eseményről a befogadott kutató automatikus értesítést kap drótpostacímére.

Mivel csak olyan személy befogadása lehetséges, aki már rendelkezik érvényes formátumú drótpostacímmel, ezért, ha ennek hiányában lévő személy befogadását szeretné megtenni, akkor megjelenik egy űrlap, amelyen ezt Ön is megadhatja, ha tudja a személy drótpostacímét. Ha ez nem áll rendelkezésére, akkor a befogadás nem lehetséges.

Amennyiben a személyt az NKFI Központi IntézményAdmin fogadja be a kutatóhelyhez, akkor az intézmény adminisztrátora egy értesítő levelet kap a személy befogadásáról.

Ha a befogadni kívánt személyt többszöri keresés ellenére sem találja az adatbázisban, akkor a találati lista alján lévő, Új személy» feliratú hivatkozás segítségével átléphet egy másik oldalra, ahol létrehozhatja a kívánt személyt.

          1. Új személy befogadása

Ha nem találta meg a kutatóhelyhez befogandó személyt, akkor ezen az űrlapon felveheti az NKFI-EPR rendszerébe. A nem kötelezően kitöltendő adatok megadása is erősen ajánlott, ha ismeri azokat, mivel az NKFI munkatársainak segítséget jelentenek az adatok esetleges többes beírásának megtalálásában és kiküszöbölésében.

Az NKFI-EPR rendszerében a drótpostacím egyedi azonosítóként is szolgál, ezért ha a beírt cím már szerepel az adatbázisban (azaz a személy valójában már szerepel az adatbázisban, csak nem találta meg), akkor annak tulajdonosát a rendszer kijelzi, s ha valóban ő lenne a befogadandó személy, akkor csak rá kell kattintani a felajánlott linkre.

Egyéb esetben a program bejegyzi a személyt a megadott néven, és e-mailben értesíti a hozzáférés menetéről. Az e-mailben egy azonosító és egy aktiváló link található, melyre kattintva a felhasználót aktiváló oldal jelenik meg. Az aktiválásról bővebben az ÁFK Hozzáférések fejezetében olvashat. Az újonnan létrehozott személyekről az NKFI adminisztrációja befogadási kérelmet kap, minek nyomán megvizsgálják az újonnan létrehozott személy adatait, hogy az valóban nem szerepelt-e az adatbázisban annak érdekében, hogy az esetleges duplikációt – s minden ebből adódó komplikációt – minimalizáljanak. A befogadási kérelem elbírálása semmilyen pályázói jogosultság korlátozásával nem jár: sem az elbírálást, sem a különböző döntések hatásait a kutató nem érzékelheti, jogait teljes körűen gyakorolhatja. Az egyetlen átmeneti korlátozás az elbírálás időszakában az, hogy az új személy még nem adható meg kutatóhely vezetőjének Amennyiben tévesen, vagy rossz adatokkal hozta létre a személyt, akkor a befogadásig, azaz az ellenőrzés megtörténtéig a kutatóhelyhez tartozó személyek listájában vonhatja vissza a befogadási kérelmet, tehát törölheti a tévesen létrehozott személyt.

Amennyiben a személyt az NKFI Központi IntézményAdmin fogadja be a kutatóhelyhez, akkor az intézmény adminisztrátora egy értesítő levelet kap a személy befogadásáról.

        1. Kutatóhely törlése

Ezen az oldalon szüntetheti meg intézménye valamely kutatóhelyét. A törlés feltétele, hogy az adott kutatóhelynél már ne legyen egy kutató sem, tehát előbb azok sorsáról kell gondoskodnia. Ebben az esetben egy tájékoztató üzenet is figyelmeztet.

Ha nincs már a kutatóhelynél egy személy sem és ezáltal törölhető, akkor egy a törlési szándékot megerősítő kérdés jelenik meg. Az igen gomb megnyomásával törölheti a kutatóhelyet.

      1. Kutatóhely létrehozása

Ezen az oldalon hozhat létre új kutatóhelyet. Azonban csak akkor jelenik meg ez a fül, ha az intézmény nem kutatóhely, azaz csak olyan intézményen belül hozható létre újabb kutatóhely, amelyik önmagában nem kutatóhely.

Felhívjuk figyelmét, hogy kutatóhelynek csak azok a szervezeti egységek tekinthetők, amelyek a kutatásban közvetlenül részt vevő szervezeti egységek. Nem lehet kutatóhely többek között irányító, szolgáltató, vagy kisegítő részleg, vagy felsőoktatási intézmény kara. Ha egy pályázatban több kutatóhely (tanszék) kutatója is részt vesz, akkor annak még mindig kell legyen egy gesztor kutatóhelye, amelynek neve alatt a pályázatukat benyújtják, s mely a legnagyobb részt vállalja a kutatás feltételeinek biztosításában. Ha a kutatók kutatóhelyei azonos arányban vállalnak részt a tervezett projektben, akkor a pályázatot konzorciumban kell benyújtani, de akkor sem lép kutatóhellyé elő olyan szervezeti egység, amely formális (pl. kar, centrum, vagy intézet). Általában a kar vagy centrum kutató (és oktató) szervezeti egységeket fog össze egy irányítási struktúrában és kutatási tevékenységet az irányítási struktúra nem végez. A kar vezetője és munkatársai kutató tevékenységüket a kar alá szervezett kutatóhelyeken folytatják.

Az NKFI-EPR-ben nincs lehetőség az intézmény teljes szervezeti rendjének leképezésére, mert nem jeleníthető meg a kutatóhelyek esetleges egymásba ágyazottsága: minden kutatóhely közvetlenül az intézmény alá tartozik. Kutatóhelyet csak akkor hozzuk létre az adatbázisban, ha pályázatot kívánnak onnan benyújtani. A feleslegesen létrehozott szervezeti egységek, még ha pályázati aktivitásuk csekély is, mégis adminisztratív feladatokat jelent Önnek a továbbiakban.

    1. Személyek

Az intézményhez befogadott személyekre kereshet rá ebben a pontban. A személyek keresése minimum 3 karakter hosszúságban megadott névtöredék alapján történik. Ha az intézményhez tartozó összes kutatóra kíváncsi, akkor használja a %%% karaktersorozatot.

Ha az „anyja leánykori neve” mezőben csak egy pont látható, akkor az az adat hiányát jelenti, akárcsak a „születési dátum” mezőben látható 0000-00-00 és 2000-01-01 dátumok. Ezeket az érintett személyek maguk pótolhatják.

A sor utolsó cellájában lévő kutatóhely nevére kattintva az adott kutatóhely adataihoz léphet be (IAFK 5.9.), míg a személy nevére történő kattintás a személy adataihoz navigálja el (IAFK 5.6.1.4.).

    1. Pályázatok

E pont feladata kettős. Elsődlegesen adatbemutatási célt szolgál: mint az intézmény adminisztrátora betekintést nyújt az intézmény kutatóhelyein készülő pályázatok költségtervébe. Akár már szerkesztés közben, akár azok véglegesített állapotában, hogy a látott információk alapján megalapozhassa későbbi ellenjegyzését, vagy tanácsot adhasson a pályázatot készítő kutatónak.

Másodlagos funkciója ennek az oldalnak az, hogy az intézményhez tartozó pályázatok kapcsán az intézmény vezetőjének (IV) jóváhagyási döntését segítendő ellenjegyzését megtegye. Ez lehet jóváhagyásra javasoló, vagy az intézmény szabályait figyelmen kívül hagyó pályázat esetén megvétózó javaslat. Ennek részletei a megjelenítési kérdések után olvasható.

A lista fölött található űrlapon megadott szűrőfeltételek kitöltésével szűkíthető a megjelenített lista elemszáma. A keresési feltételek megadása nem kötelező, ebben az esetben az intézmény részéről születendő, vagy éppen elbírálás alatt álló, esetleg a közelmúltban elutasított pályázatok mindegyike megjelenik a listában. Az űrlapon az alábbi mezők kitöltésével lehet könnyebbé tenni a kívánt pályázat(ok) megtalálását:

A Lista frissítése gombra való kattintással frissítheti a listát, míg a Reset(t) gomb megnyomásával minden szűrési feltételt alaphelyzetbe lehet állítani. A megjelenített lista elemei közül a pályázat NKFI azonosítója egy aktív hivatkozás, amelyre kattintva a pályázat fő adatait és nyomtatási képét lehet megtekinteni.

A listában megjelenő pályázatokra vonatkozó ellenjegyzését itt megteheti, ehhez a lista első oszlopa nyújt lehetőséget, illetve segítséget:

Az NKFI olyan rendszert hozott létre, ami megengedő jellegű, tehát az intézmények sokszínűsége révén minél rugalmasabb ügyvitelt legyen képes biztosítani. Ennek megfelelően az Ön ellenjegyzése

Az ellenjegyzési döntése felelős egyrészt a pályázat intézményi előírások szerinti megfelelőségének tekintetében, másrészt azért, hogy a határidő előtti megadása révén sikeres pályázatok születhessenek intézményének kutatói részéről.

    1. Projektek

Ezen az oldalon betekintést nyerhet az intézményének hatáskörébe tartozó összes támogatott kutatás adataiba. A keresési feltételek megadása hasonló módon történik a pályázatoknál leírtak alapján. A lényeges különbség csupán annyi, hogy itt a támogatandó, illetve a pályázat életciklusában utána következő állapotban lévő projekteket lehet megtekinteni. A projekt életciklusát lásd: ÁFK-7.

A megjelenő listában a projekt NKFI azonosítója aktív hivatkozásként működik, rákattintva a projekt fő adatai és nyomtatási képe, csatolt fájljai, résztvevői és jelentései (lásd: ÁFK-5.5.5) tekinthetők meg. A csatolt fájlok és a résztvevők bizonyos esetekben nem láthatóak az almenük között. Ez a régebbi programverzió idején készült pályázatok esetén fordul elő.

    1. Személyes beállítások

Részletes leírása az ÁFK-5.2-es fejezetében található.

    1. Kilépés

A programmal történő feladatainak befejezésével itt léphet ki a rendszerből.

  1. Melléklet

    1. Felhasználói oldaltérkép

Az oldaltérkép összefoglalja az elérhető oldalakat és faszerű elrendezésével, megkönnyíti a menük, almenük és navigáló linkek közötti gyors eligazodást.

- Intézményi bejelentkezés


- Saját adatok

__- Saját adatok

__- Saját adatok módosítása

__- Jelszó

__- Felhasználónév

- Személyes beállítások

- Jogosultságok és szerepkörök


- Postafiók

- Postafiók

- Szerkesztett levelek


- Intézmény adatai

__- Intézmény részletes adatai

__- Intézmény módosítása

__- Intézményhez tartozó személyek

__- Személy befogadása

- Kutatóhelyek

__- Intézményhez tartozó kutatóhelyek

____- Kutatóhely részletes adatai

____- Kutatóhely módosítása

____- Kutatóhely vezető

____- Kutatóhelyhez tartozó személyek

______- Kutatóhelyhez tartozó személyek

______- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

______- Személy módosítása

______- Kutató projektjei

________- Projekt fő adatai és nyomtatás

______- Kutatóhelyhez tartozó személy törlése

______- Kutatóhely-váltás

____- Személy befogadása

______- Új személy befogadása

____- Kutatóhely törlése

__- Kutatóhely létrehozása

- Személyek

__- Kutatóhelyhez tartozó személy adatai

__- Személy módosítása

__- Kutató projektjei

- Projekt fő adatai és nyomtatás

- Csatolt fájlok

- Résztvevők

- Költségterv


- Pályázatok

__- Projekt fő adatai és nyomtatás

- Csatolt fájlok

- Résztvevők

- Költségterv

- Jelentések


- Projektek

__- Projekt fő adatai és nyomtatás

- Csatolt fájlok

- Résztvevők

- Költségterv

- Jelentések


- Személyes beállítások

    - Kilépés